1. Infotype selectie via de logische database PNPCE.

   Voor de HR-kenner (van techniek) zal de "logische database" een bekend gegeven zijn, logische databases maken gegevens (met hun samenhang)  beschikbaar voor rapportages en juist HR maakt hier dankbaar gebruik van. PNPCE is de logische database waarin met name medewerker infotypen zijn opgenomen, en deze interface maakt dankbaar gebruik van deze door standaard SAP aangeleverde functionaliteit. De selectievelden die zichtbaar zijn kunnen worden aangepast door de eindgebruiker, functionaliteit die SAP beschikbaar stelt, en die in vele standaard HR rapportages ook voorhanden is. 

2. Instellingen voor de interface zijn in het 2e deel van het selectiescherm opgenomen.

   Een enkele interface rapportage kan meerdere interfaces ondersteunen en de feitelijke interface uitvoer kan worden gekozen: uitvoer naar een bestand voor de uiteindelijke interface, maar uitvoer naar een ALV rapportage kan ook. Juist bij het ontwerpen en uitwerken van de interface wordt hier veel gebruik van gemaakt (bouw en ontwerp fase). Maar ook als het geheel live is kan hierop worden teruggevallen voor het oplossen / inzichtelijk krijgen van problemen.

   Andersom kan de HRchannels opzet worden ingevuld met meerdere interface programma's. Een dergelijk interface programma zal ongeveer 500 tot 2000 regels coding gaan bevatten, terwijl de gehele opzet uit ongeveer 8500 regels coding bestaat. Allemaal herbruikbaar.  

3. Het laatste niet onbelangrijke deel van het selectiescherm bestaat uit de extra selectievelden die zijn opgesteld in de zogenaamde plugins, of die zijn toegevoegd om de selectie van de interface te bedienen.

   Deze velden zijn veelal checkbox-indicator gestuurd: een indicato veldje geeft het onderwerp voor selectie aan. Als het indicator veldje aangeeft dat het onderwerp "mee moet doen" verschijnen er onder het indicator veldje nieuwe velden. Deze interface toolbox techniek staat dus gewoon toe dat er geheel nieuwe velden worden toegevoegd aan de interface selectie, om de vraag te kunnen beantwoorden. 

Progressief gegevens invullen

Bij het invullen van de gegevens op het selectiescherm zal het scherm steeds meer relevante velden gaan prijsgeven. Op deze manier worden velden die niet relevant zijn voor een bepaalde invulling eenvoudigweg niet worden getoond. Het effect is een selectiescherm dat overzichtelijk en ter zake doende blijft.

In het voorbeeld is "MINIMASTER" de naam van een interface, en wel eentje die SAP HR minimaster gegevens prijs moet gaan geven in een aantal datasets die erg SAP-eigen zijn. Bijvoorbeeld IT0001 voor infotype 0001 gegevens. Zodra de interface is ingevuld, verschijnen enkele nieuwe velden die aan de opgegeven interface gerelateerd zijn.

Exporteren - als rapportage

Na het kiezen van de interface kan de export methode worden gekozen. Export methoden kunnen per interface beschikbaar worden gesteld, dus als het expliciet niet gewenst is dat de export methode ALV voor een interface ingezet kan worden, kan deze worden uitgeschakeld. Export methode ALV is in feite een rapportage waarin de uitgaande resultaten van de interface worden weergegeven.

Exporteren - als CSV bestanden

Export object CSV_LCL ofwel .csv bestanden die lokaal (op de PC) worden opgeslagen is ook een export methode. Voor deze export methode zijn instellingen mogelijk die voor de ALV export methode niet relevant zijn, vandaar dat ze nu pas zichtbaar worden als invoer velden.

Bij de implementatie van HRchannels wordt de export methode die u wilt inzetten toegevoegd/beschikbaar gemaakt of - indien de methode nog niet eerder is toegepast - op maat gemaakt. 

Het definitie overzicht

Wat de interface doet, welke datasets er onderdeel van de interface zijn (een interface kan meerdere bestanden aanleveren) en welke velden er in de datasets zijn opgenomen is in rapportage vorm beschikbaar. Via de knop "Definitie overzicht" wordt de definitie van de gekozen interface weergegeven als ALV rapportage.

Documentatie

Het definitie overzicht bevat ook een lijst met velden die samen de dataset vormgeven. Per veld kunnen er handelingen, toekenningen of vertalingen worden toegepast via een breed scala aan opties. De beschikbare opties zijn gedocumenteerd, hieronder wordt als voorbeeld de documentatie van optie DATE weergegeven:

Voorbeeld uitvoer: ALV rapportage

Als de export methode van de interface op ALV wordt gezet, zal de interface haar selectie uitvoeren, veldmapping uitvoeren, conversie opties per veld uitvoeren en uiteindelijk alle datasets in de rapportage weergeven. Hieronder een voorbeeld voor de MINIMASTER interface.

Verwerkingsverslag

Voor de opbouw van het verwerkingsverslag gebruikt HRchannels nog een SAP standaard opzet: het zogenaamde Business Application Log or applicatie log. Hieronder wordt een voorbeeld van de uitvoer van de log weergegeven. Via het selectiescherm kan worden opgegeven of deze log ook moet worden opgeslagen, of dat alleen logs met fouten moeten worden opgeslagen. Opgeslagen logs kunnen ook later worden opgezocht en ingezien, totdat ze worden gearchiveerd/verwijderd.

Definitie rapportage

De definitie rapportage kan ook via een eigen selectiescherm worden opgestart, waardoor er extra functionaliteit beschikbaar komt. Zo kunnen de mapping instellingen en andere interface instellingen in een enkele .xml bestand worden opgeslagen en uit een .xml bestand worden ingelezen. Dit kan een handige manier zijn om zeker te stellen dat de instellingen van een productie systeem weer worden teruggeplaatst naar een ontwikkel systeem or een test systeem.

De definitie rapportage geeft ook toegang tot documentatie teksten, welke zijn opgenomen als standaard SAP lange teksten, en het biedt ook een reeks knoppen naar rapportages die bij de opzet van HRchannels ingezet kunnen worden. Hierover verderop meer:

Herstelpunten

Gegevens hebben alleen betekenis op een interface als ze zijn aangepast ten opzichte van de laatst aangeleverde gegevens. Hiervoor kan in HRchannels bij de export een controle worden gedaan met de gegevens die eerder zijn verzonden. Voor deze techniek wordt een schaduw tabel bijgehouden en herstelpunten spelen daar handig op in. Een hertstelpunt kan op ieder moment worden opgenomen om op een later tijdstip mee te vergelijken. Als er dagelijks een interface wordt gedraaid, zou na een week de interface kunnen worden ingezet met een herstelpunt, waardoor alle aanpassingen van de week worden verwerkt. Dit kan ook worden ingezet in ALV uitvoer, waardoor een verschillen rapportage ontstaat.

Foutverslag als email

Als de interface is ingericht en bijvoorbeeld 2 keer per dag wordt ingepland, kan ervoor worden gekozen om het verwerkingsverslag naar een email ontvanger te versturen. Binnen enkele minuten verschijnt het verslag in de inbox van HR medewerker(s). Alleen als er fouten zijn, of altijd.